การทำจดหมายเวียน หรือการส่งอีเมล์ Microsoft Word 2016

สำหรับคนที่ต้องการทำจดหมายเวียน หรือการส่งอีเมล์ให้กับลูกค้าในการประกาศต่างๆ อาทิเช่น อาจจะประกาศสินค้าใหม่ การทำจดหมายแนบ โดยทำการส่งหารายชื่อลูกค้าของเรา โดยลูกค้าเราอาจจะมีเป็น พัน – แสน คน ใครจะมานั่งส่งอีเมล์ที่ละคนถูกไหม โดยวันนี้ผมจะมาสอนการใช้ Microsoft Word ในการจัดการทำจดหมายเวียน หรือ อีเมล์เวียน ในการทำงาน โดยส่วนมากแผนกแอดมินจะเป็นคนทำ หรือ Sale ในแต่ละองค์กร โดยส่วนมากของผมบางทีก็ใช้เหมือนกันในส่งหาลูกค้าเล็กๆน้อยๆ คือลักษณะในการทำก็เหมือนกับเราที่เราทำจดหมายและเนื้อหาขึ้นมา จากนั้นตัวแปรก็เปลี่ยนแค่ว่าจะส่งหาใครก็เท่านั้น ยิ่งลุูกค้าเราเยอะๆก็สบายเราเลย แค่ทำ template มา

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการทำจดหมายเวียน อีเมล์

1. ไฟล์ Excel โดยมีทั้งหมด 3 คอลัมน์ และบันทึกเป็นไฟล์ Excel ปกติ

อาเช่น ลำดับ / ชื่อ นามสกุล / Email หรือจะมากกว่านี้ก็ได้นะครับ แต่ผมส่วนมากจะใช้แค่ 3 คอลัมน์

Mailing Contact Email-10

2. Email ในการส่ง ถ้าต้องการส่งอีเมล์ด้วย

*สำหรับคนที่ใช้ในองค์กร ต้องคุยกับ IT ด้วยว่า เราจะใช้ Email นี้ในการส่งอีเมล์หาลูกค้า อาทิเช่น sale@domain.com เพื่อ IT จะได้ปลดล๊อคการให้ส่งอีเมล์หาหลายๆคนภายใน 1 ชม เพราะบางคนอาจจะส่งหาลูกค้ามากกว่า แสนคน หมื่นคน ต่อ ชม. ทางภาษาไอทีเขาเรียกว่ากัน spam mail

สำหรับในตัวอย่างวันนี้จะทำการสร้างจดหมายเวียนในการส่งอีเมล์หาลูกค้าทั้งหมด ที่อยู่ email ในไฟล์ Excel

การทำจดหมายเวียน อีเมล์เวียน Microsoft Word 2016

ทำการเปิด Microsoft Outlook Account ที่จะทำการส่งอีเมล์ขึ้นมาก่อน เช่น sale@domain.com สำหรับคนจะทำการส่งจดหมายเวียนด้วย Email

1. ทำการเปิด Microsoft Word ขึ้นมา จากนั้นไปที่ Mailings > เลือก Start Mail Merge > เลือก Email Messages

สำหรับใครที่จะทำจดหมายให้เลือก Envelopers สำหรับทำหน้าปกจดหมาย

หรือ Letter สำหรับเอกสาาร

Mailing Contact Email-2

2. จากนั้นทำการพิมพ์ข้อความของเราลงไป
Mailing Contact Email-1

3. ทำการเพิ่มรายชื่อจาก File Excel

Select Use an Exciting List

Mailing Contact Email-3

เลือก Excel file จากนั้นเลือกไฟล์ รายชื่อบุคคลที่ผมให้ทำการเตรียมเอาไว้

Mailing Contact Email-4

4. จากนั้นเราคลิกเข้ามาดู Edit Recipient List

Mailing Contact Email-11

จากนั้นเราจะเห็นคอลัมน์ที่เราทำการสร้างเอาไว้จากใน File Excel ทั้งหมด

Mailing Contact Email-5

5. จากนั้นผมทำการพิมพ์ TO :

และผมทำการเลือก Insert Merge Field Name ตามคอลัมน์ในไฟล์ Excel มันก็จะเป็นตัวแปรกที่เราส่งหาชื่อลูกค้า

Mailing Contact Email-7

Mailing Contact Email-1

6. ทำการเลือก Send Email Messages

สำหรับใครที่เลือกเป็นเอกสาร ให้เลือก Printer Document แล้วก็ทำการปริ๊นเอกสาร

Mailing Contact Email-6

to : ให้เลือกคอลัมน์ Email

Subject line : เป็นหัวข้อในการส่งอีเมล์

Mailing Contact Email-8

ก่อนที่เราจะทำการกด OK เราต้องมั่นใจแล้วนะว่า จดหมายและเนื้อหาของเราถูก เพราะถ้ากด OK จะเป็นการส่งอีเมล์หาลูกค้าทันที

7. จากนั้นลูกค้าก็จะได้อีเมล์เราแบบนี้ โดยตรง TO : จะเปลี่ยนไปตามชื่อลูกค้า
Mailing Contact Email-9
ที่มา ::  https://www.windowssiam.com

tag ที่เกี่ยวข้อง: 

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นศูนย์บริการวิชาการและสารสนเทศที่ทันสมัยเพื่อสนับสนุนการค้นคว้าวิจัยและการเรียนรู้ด้วยตนเอง รวมทั้งพัฒนาระบบงานการบริการและการบริหาร ด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งระบบ

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย