สำนักวิทยบริการเเละเทคโนโลยีสารสนเทศ เปิดตัว RUTS DocTracks ระบบเสนอและติดตามสถานะหนังสือ (RUTS Document Submission & Tracking System : RUTS DocTracks) เพื่อยกระดับกระบวนการด้านสารบรรณให้มีความสะดวกรวดเร็ว โปร่งใส ตรวจสอบได้ และสอดคล้องกับยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง
ด้วยปัจจุบันการเสนอหนังสือต้องพึ่งพาช่องทางอื่น ๆ โดยผ่านช่องทางส่วนตัวกับผู้เกี่ยวข้องติดตามขั้นตอนการดำเนินการไม่ได้ว่าดำเนินการถึงขั้นตอนใด รวมถึงปริมาณหนังสือราชการที่เพิ่มขึ้นอาจทำให้หนังสือเกิดการดำเนินการผิดพลาดติดตามไม่ได้ ด้วยเหตุผลต่าง ๆ จึงทำให้เกิดความต้องการในการติดตามสถานะหนังสือและเอกสารที่แม่นยำ ดังนั้นทางกองกลางและสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศจึงเล็งเห็นความสำคัญของการมีระบบที่สามารถจัดการหนังสือเสนอและติดตามผลการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งถูกพัฒนาขึ้นตามแผนยุทธศาสตร์การพัฒนามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคงศรีวิชัย ระยะปานกลาง 5 ปี (พ.ศ. 2566-2570) ด้วยแนวทางแพลตฟอร์มการจัดการองค์กรสมัยใหม่ (RUTS Modern Organization Management Platform) โดยการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation: DX) ที่เป็นการนำเทคโนโลยีและกลยุทธ์ทางดิจิทัลเข้ามาใช้ในการวางรากฐาน เป้าหมาย การดำเนินการ ตลอดจนขั้นตอนการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กรที่เป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัลแบบองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (The Data-Driven Organization : DDO)
โดยผู้ช่วยศาสตราจารย์สิทธิโชค อุ่นเเก้ว ผู้อำนวยการสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ เห็นถึงจุดที่เป็นปัญหา (Pain Point) จึงได้มอบหมายให้ทีมงานเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Department of Digital Transformation) นำโดย นางศรีสุดา สง่า นายอานนท์ หลงหัน และทีมพัฒนาระบบสารสนเทศ ร่วมแรงร่วมใจกันระบบเสนอเเละติดตามสถานะหนังสือ (RUTS Document Submission & Tracking System : RUTS DocTracks) ตามแนวทางและหลักการของศาสตราจารย์ ดร.สุวัจน์ ธัญรส อธิการบดีมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลศรีวิชัย เพื่อพัฒนาบุคลากรและพัฒนาระบบสารสนเทศดิจิทัลสำหรับการนำเสนอและติดตามสถานะหนังสือให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
จุดเด่นของระบบดังนี้
– นำเสนอหนังสือผ่านออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลา
– ติดตามสถานะการดำเนินการของหนังสือแบบเรียลไทม์
– ลดปัญหาหนังสือตกหล่นหรือหายระหว่างกระบวนการ
– เชื่อมโยงหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยอย่างไร้รอยต่อ
ในระยะถัดไปมีแผนที่จะเชื่อมต่อกับหน่วยงานภายนอก และประชาชนทั่วไปที่สามารถส่งหนังสือผ่านระบบแบบไร้รอยแบบนี้พร้อมกัน ยังมีเป้าหมายในการพัฒนาให้สามารถที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการติดตามและอนุมัติหนังสือได้ทุกที่ทุกเวลา เพิ่มความคล่องตัวในการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน
ขอเชิญบุคลากรทุกท่านทดลองใช้งานระบบได้ที่ https://pis.rmutsv.ac.th ทางทีมงานทางสำนักวิทยบริการฯ พร้อมสนับสนุนการใช้งานอย่างใกล้ชิด เพื่อร่วมกันขับเคลื่อนสู่ระบบบริหารจัดการเอกสารที่ทันสมัยในยุคดิจิทัล
